Managementassistent

Kijk je ernaar uit om je organisatietalent te benutten en te ontwikkelen en weet jij met passie voor verbinden en organiseren de teammanager te ondersteunen? 

Dan is onze vacature van managementassistent geknipt voor jou.

Managementassistent 

• 24 uur per week
• Maximaal € 3.831,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur.
• Reageren kan t/m zondag 17 november 2024 o.v.v. vacaturenummer: 2024-065-POM

Wat ga je doen  
Als managementassistent zet je jouw organisatietalent in en ben je de ondersteuner en het ankerpunt van de teammanager. Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden, onder andere:

• Je beheert en bewaakt de agenda en maakt in- en externe afspraken voor de teammanagers;
• Je bent een belangrijke steun bij het verwerken van informatie op het gebied van bijvoorbeeld verzuim en verlof;
• Je treft voorbereidingen voor in- of externe overleggen of bijeenkomsten en verzorgt in sommige gevallen de verslaglegging;
• Je verzorgt in- en uitgaande (digitale en fysieke) post van de teams en coördineert de opvolging;
• Je werkt samen met de andere managementassistentes, zodat jullie elkaar kunnen vervangen;
• Je helpt mee om het vak van managementassistent bij de gemeente verder door te ontwikkelen. 

Hoe ziet je werkdag eruit? 

Geen dag is hetzelfde voor je! Zodra je ’s morgens binnenkomt, begin je met het doornemen van de agenda’s van de teammanagers om te zien wat er die dag speelt. Daarna stort je je op de mailboxen van de verschillende teams waar je voor werkt om de belangrijkste mails meteen weg te werken en acties uit te zetten. Er start over een paar dagen een nieuwe collega, dus je zorgt ervoor dat alles klaarstaat om de start zo goed mogelijk te laten verlopen.  

Daarnaast staan er een aantal overleggen op de planning waarvoor je direct uitnodigingen gaat versturen aan zowel interne als externe deelnemers. Later op de ochtend schuif je aan bij een meeting met de andere managementassistentes. Het is een mooi moment om even met elkaar te sparren over lopende projecten en om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen binnen het vakgebied. 

Gedurende de dag komen er allerlei vragen tussendoor op je af. Je weet daarom altijd goed je prioriteiten te stellen, zoals het snel doorzetten van binnenkomende post (digitaal en fysiek) naar de juiste collega’s. 

Wie je bent

Je gaat zorgvuldig te werk, bent stressbestendig en kan snel schakelen. Je denkt vooruit, ontzorgt en hebt het organisatietalent om voorkomende zaken voor de teammanager te regelen, waarbij ‘al gedaan voordat het is gevraagd’ jou niet onbekend voorkomt. Vanuit de vertrouwensband die je opbouwt met de teammanagers waar jij voor werkt, weet je steeds beter in te spelen op wat hij/zij nodig heeft om de rol van teammanager goed te kunnen vervullen. Je legt gemakkelijk contact en collega’s en partners kunnen echt op je bouwen. Je bent klantvriendelijk en gericht op samenwerking. Bovendien heb je een flexibele werkinstelling en vind je het interessant om de verschillende organisatieonderdelen en teams beter te leren kennen. 

Als managementassistent breng jij het volgende mee: 

• Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau;
• Je hebt meerjarige werkervaring als managementassistent;
• Ervaring bij een gemeente is een pré;
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• MS Office heeft weinig geheimen voor jou en je kunt met name goed overweg met Outlook en Teams;
• Je luistert goed, communiceert snel en makkelijk met diverse doelgroepen en brengt je boodschap kort en bondig over;
• Je bent integer, proactief, flexibel, stressbestendig en klantgericht;
• Vanwege continuïteit in de bezetting is flexibiliteit in je werkdagen van belang, bijvoorbeeld aanwezig kunnen zijn op woensdagen en vrijdagen.

In welk team kom je terecht 
Je komt in het team Personeel & Organisatie en Managementondersteuning (POM). Dit team is één van de twaalf teams binnen de gemeente Houten. Het team POM is een stafteam en werkt ondersteunend aan het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. In het team werken collega’s van operationeel tot strategisch niveau aan de uiteenlopende HR-thema’s van de organisatie en daarnaast maken ook de huidige vijf managementassistentes deel uit van het team. Vanuit deze centrale plek verrichten zij hun werkzaamheden dichtbij de teammanagers waar ze voor werken. In jouw geval zijn dat de teammanagers van de teams Informatie (INFO) en Infrabeheer (IB).

’Nieuwe collega’s zeggen regelmatig: ‘werken bij de gemeente Houten voelt echt als een warm bad.’ Collega’s zijn betrokken, zowel bij hun eigen werk als bij elkaar’. 

Dit bieden we je 

• Een jaarcontract met een bruto salaris tussen € 2.700,- en € 3.831,-  (op basis van 36 uur, schaal 7)
• Na een jaar kans op een vast contract, afhankelijk van je beoordeling.
• 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) voor bijvoorbeeld extra vakantiedagen of uitbetaling.
• Flexibel, hybride werken in overleg met je team.
• Een centraal gelegen werkplek naast het station, 8 minuten van Utrecht Centraal.
• Laptop, telefoon en volop opleidingsmogelijkheden via onze Houten Academie.
• Vitaliteitsprogramma, leasefiets en reiskostenvergoeding (NS Business Card mogelijk).
• Betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling (ABP).

Enthousiast geworden? 
Dan wil je vast solliciteren. Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv. Je kunt solliciteren tot en met zondag 17 november 2024. Vermeld bij je sollicitatie het vacaturenummer 2024-065-POM.

Wil je meer weten over de functie? Bel, app of mail met Boukje Nijdeken, teammanager POM, via 06-46354573 of boukje.nijdeken@houten.nl. 

Verwachten wij dat we een goede match zijn, dan nodigen we jou uit voor een eerste gesprek. De gesprekken vinden plaats op dinsdag 26 november 2024. Wij zien je sollicitatie met interesse tegemoet! 

Kom je bij ons in dienst? Dan is een VOG verplicht.
 
Acquisitie stellen we niet op prijs. Delen van deze vacature in je netwerk wel!