Directieassistent / Directiesecretaresse

Ben jij de ervaren professional die onze directeuren kan ondersteunen?

Hoe doe jij ertoe?
Ben jij de ervaren Directieassistent/ directiesecretaresse die moeiteloos overzicht houdt en graag ontzorgt? Als spin in het web ben jij de drijvende kracht achter een goed georganiseerde werkdag. Je hebt een scherp oog voor detail en beheert zelfs de meest complexe agenda’s met gemak. Dankzij jouw positieve instelling en energieke aanpak werk je prettig samen met collega’s. Flexibel en wendbaar als je bent, stel je moeiteloos prioriteiten en breng je rust, zelfs in dynamische en nieuwe situaties. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, altijd!

In deze functie zijn dit je hoofdactiviteiten:

• Agendabeheer en planning: het vooruit plannen van bijeenkomsten en vergaderingen, waarbij je zelfstandig prioriteiten stelt
• Secretaris van het domeinoverleg: verantwoordelijk voor agendabeheer, notuleren/ bijhouden actielijst en de verdere coördinatie die voortvloeit uit de overleggen
• Ondersteuning van de directie op administratief en secretarieel vlak
• Verzorging van de mailafhandeling: beheer van diverse mailboxen en de in- en externe correspondentie, inclusief het beantwoorden van mails namens de directeuren in geval van algemene vragen

Hoe ziet je dag eruit?
Vandaag begin je vroeg, omdat er een drukke dag voor je ligt. Terwijl je naar je werk fietst, overdenk je hoe je de dag wilt starten. Eenmaal op kantoor blijkt dat de dag anders verloopt dan gepland. De wethouder wil, naar aanleiding van een bewonersavond, met spoed overleggen met de directeur Sociaal Domein. Aangezien haar agenda vol zit, overleg je met haar en besluiten jullie om het gesprek naar donderdag te verplaatsen. De directeur Ruimtelijk Domein vraagt vervolgens of het overleg over de filevorming bij het winkelcentrum vervroegd kan worden. Samen vinden jullie een geschikt moment. De rest van de dag verloopt zoals gepland. Na een kop verse gemberthee werk je de notulen van het domeinoverleg uit en beantwoord je mails. Je luncht met een collega en gebruikt de middag om agenda’s te behandelen en telefoontjes af te handelen. Omdat een collega eerder naar huis gaat, neem je haar taken over. De directieadviseur vraagt je om een spoedoverleg met de gemeentesecretaris te organiseren. Dit betekent dat je een gesprek van het afdelingshoofd Veiligheid, Toezicht en Handhaving opnieuw moet verzetten. Je brengt hem op de hoogte en plant direct een nieuwe afspraak in. Dan zit je dag erop en fiets je met een voldaan gevoel weer naar huis.

Wat breng je mee?

• Je hebt mbo-werk- en denkniveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een soortgelijke functie binnen het openbaar bestuur
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een functie als directieassistent/directiesecretaresse, managementassistent, officemanager of soortgelijk
• Je hebt werkervaring met het bewaken van ambtelijke procedures.

Wat doen we voor jou?

• Salaris van minimaal €3.052 en maximaal €4.297 per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8)
• In deze vaste baan start je met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 12 maanden
• Individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% van het salaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten
• Thuiswerkmogelijkheden, een iPhone en laptop

Werk jij straks hier?
Werken voor Bedrijfsvoering (BV) is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, bestuursadvisering, inkoop, facilitaire zaken, en juridische zaken en bezwaar. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Goed om te weten

• Neem voor meer informatie contact op met Hester Soeters (teamleider) via 06-4684 8091 of hsoeters@leidschendam-voorburg.nl
• Deze vacature staat voor een langere periode open. Wacht bij interesse niet met solliciteren, wij plannen graag een persoonlijk gesprek met je in terwijl de reactietermijn loopt.