Secretaresse

Wil jij werken binnen een gemeente met een prettige werksfeer, leuke collega’s en een afwisselende rol binnen het team Projecten? Ben jij een proactieve ondersteuner, die het leuk vindt om het overzicht te bewaren en alles tot in de puntjes te regelen en zich zo af en toe ook graag vastbijt in een uitdagende klus? Dan is de functie van secretaresse geknipt voor jou.

De kern van jouw functie

Als secretaresse ben je voornamelijk bezig met het ontzorgen en ondersteunen van ons management en je teamgenoten. Je vindt het leuk om veel te schakelen en mee te denken over hoe we alle activiteiten optimaal kunnen organiseren. Je werkdag is gevuld met werkzaamheden als het aannemen van de telefoon, bijhouden van de agenda en e-mail, het voorbereiden van brieven en de mede-afhandeling van facturen. Je helpt bij de dossiervorming, verwerkt data, regelt overleggen en maakt verslagen ervan; al met al enorm afwisselend werk. Uiteraard doe je dit leuke en uitdagende werk niet alleen, maar in een gemotiveerd en enthousiast team.

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken en ben je een belangrijke speler binnen het team. Jouw taken omvatten onder andere:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het management en ondersteunt hen in het beheer van hun agenda. Je regelt interne en externe afspraken. Je maakt planningsafwegingen, stelt daarbij prioriteiten en structureert en stemt hierover indien nodig af. Je bewaakt de voortgang en het nakomen van gemaakte afspraken.
• Je verzorgt voor de gemaakte afspraken de (online) vergaderfaciliteiten, inclusief eventuele catering.
• Je verzorgt, verwerkt en registreert de (digitale) in- en uitgaande post en digitale meldingen (documentinformatiesysteem). Je zet (digitale) inkomende post en meldingen door. Je organiseert en levert adreslijsten aan voor mailings.
• Je plant vergaderingen, bijeenkomsten en diverse sociale activiteiten en bereidt deze organisatorisch voor.
• Je vraagt agendapunten op, maakt vervolgens agenda’s voor vergaderingen op, controleert de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, verspreidt de stukken en verwerkt deze in de juiste systemen.
• Je notuleert vergaderingen, stelt actie- en besluitenlijsten op en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken.
• Je hebt een signaalfunctie ten behoeve van een optimale performance van het team of management en doet verbetervoorstellen
• Je zorgt in afstemming met collega’s dat de continuïteit van de dienstverlening van het secretariaat is gewaarborgd.

Waar ben je goed in

Jij bent iemand die zelfstandig taken oppakt en deze tot een goed einde brengt. Stressbestendigheid is één van je sterke punten; je behoudt altijd het overzicht en blijft kalm onder druk. Je communicatieve vaardigheden stellen je in staat om duidelijk en effectief te communiceren met collega's, inwoners en externe partijen. Met een pragmatische instelling weet je praktische oplossingen te vinden voor uiteenlopende vraagstukken. Je bent flexibel en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Bovendien toon je een proactieve werkhouding: je ziet kansen en neemt het initiatief om verbeteringen door te voeren. Je bent administratief sterk onderlegd en kunt goed notuleren, wat je helpt om nauwkeurige documentatie en verslaglegging te waarborgen.

Wie ben je?

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Affiniteit met werken binnen een projectomgeving.
• Hoewel we flexibel werken ondersteunen, vereist deze rol voornamelijk fysieke aanwezigheid op ons kantoor. Minimaal 2 dagen per week op kantoor wordt verwacht.

Dit krijg je van ons

Voor jouw harde werk en inzet bieden we je een passende beloning. Wij bieden jou de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Je salaris bedraagt maximaal € 3.784 op basis van 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en werkervaring, conform schaal 7.
• Individueel keuzebudget van 19,80%.
• Een flexibel vakantiepakket van standaard vier weken, met de mogelijkheid om dit uit te breiden tot vijf weken.
• Een ruim aanbod aan cursus- en opleidingsmogelijkheden, gericht op jouw ontplooiing en ontwikkeling.
• Laptop en mobiele telefoon van de zaak.
• Een duurzaam pensioen via het pensioenfonds ABP, waarvan 70% vergoed wordt door de werkgever.
• Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.

Meer weten?

Maatwerk, uitdaging en ontwikkeling zijn kernwoorden in ons personeelsbeleid. Past deze uitdaging bij jou als persoon en zie jij raakvlakken met jouw eigen ervaring en hetgeen wij vragen? Solliciteer dan direct! Heb je eerst nog wat vragen? Neem dan contact op met:

Natasja Boom (Teammanager Projecten) via 06 – 12 91 91 07 of

Joost Duijvesteijn (Corporate Recruiter) via 06 – 42 02 91 60

Locatie en gespreksdata

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in het gemeentehuis aan de Tobias Asserlaan 1 te Bergschenhoek.